Trucs & Astuces : Utiliser les bons outils pour construire votre Business plan

Vous vous préparez à travailler sur le Business plan de votre projet. Il est important, avant de vous lancer, de choisir les bons outils pour construire votre business plan, en fonction de critères liés à l’efficacité, la capacité d’évolution, la possibilité d’identifier les différentes versions et contributeurs, etc. Nous vous indiquons ci-dessous quelques exemples de critères à prendre en compte, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps dans la construction de votre Business plan.

Différencier les outils d’élaboration du Business plan de ceux de présentation

Vous avez sans doute pensé à Excel pour modéliser votre projet, réaliser tous les calculs et mettre en place les hypothèses. Cela semble tout à fait raisonnable. Par contre, sachez qu’Excel n’est pas adapté à une présentation : il ne permet pas de mettre en valeur des informations chiffrées qui deviennent rapidement illisibles, ce qui à coup sûr vous vaudra une perte d’attention de votre auditoire, quelle que soit la qualité de votre travail. Pour présenter votre Business plan, choisissez plutôt Word ou PowerPoint, ou toute autre application favorisant la structuration et la mise en forme de textes. >> Construire rapidement et facilement son business plan avec StartMyStory

S’assurer d’une utilisation homogène des outils

Vous avez choisi d’utiliser Excel (ou toute autre application de ce type) pour travailler sur votre plan financier. Il est nécessaire de vous assurer que toutes les personnes impliquées dans la construction de votre Business plan disposent aussi de ce logiciel, de la même version que vous et qu’ils en ont une maîtrise suffisante pour en utiliser les fonctions.

Utiliser les outils de gestion de projet pour le suivi

Le suivi de votre projet nécessite d’entrer dans des détails plus fins que ne vous le permet votre Business plan. Choisissez pour cela un outil de reporting standard qui s’appuie généralement sur une unité de temps mensuelle ou trimestrielle, et permet d’organiser entre elles les différentes étapes de votre projet.

Harmoniser votre modèle financier avec l’organisation de votre comptabilité analytique

Il peut être intéressant, lorsque votre projet sera lancé, d’établir une comparaison entre le réalisé et le prévisionnel. Pour simplifier ce travail, il est important de le prévoir lors de la construction du modèle financier, dans votre Business plan : par exemple, votre modèle financier peut être structuré dès le départ par produit, par secteur d’activité, par région... >> Comment analyser l’activité de votre entreprise dans le cadre de votre business plan?

Garder une trace des différentes versions de votre Business plan

Assurez-vous que l’outil de création de Business plan que vous utilisez gère les versions et les contributeurs : il est inévitable que vous rédigiez plusieurs versions avant d’arriver à la version définitive. Ces différentes versions doivent être documentées (quelles sont les modifications, qui les a faites et pourquoi, quel impact sur le modèle financier) de manière à ce que vous puissiez expliquer les raisons des modifications réalisées et en assurer le suivi.

Faire évoluer facilement votre Business plan

Au fur et à mesure de la construction de votre Business plan, votre pensée évolue, l’environnement change, ce qui peut avoir une influence sur le projet, lui-même. Les outils de création de Business plan que vous choisissez doivent être souples et faciliter ces adaptations.

Être autonome dans l’utilisation des outils

Le partage de fichiers entre plusieurs personnes nécessite d’adopter des règles de bonnes conduites et de communication transparente. Si une seule personne a la maitrise d’un fichier et qu’elle est malheureusement absente le jour J, il est probable que cela mette en péril la présentation du projet. Si plusieurs personnes ont accès aux fichiers, cela demande une grande rigueur pour éviter que des données ou des formules de calcul par exemple, soient écrasées par manque de compréhension du fonctionnement de l’outil. De même, les règles de sauvegardes doivent être précisément définies (noms de fichiers, emplacements, dates de mises à jour, etc.) afin que chacun soit en mesure de trouver facilement l’information qu’il recherche. Pour aller plus loin :

• Faire un Business plan en 5 étapes
• Les questions auxquelles doit répondre votre Business plan
• Réalisez votre business plan en ligne avec StartMyStory

Faut-il vraiment payer un logiciel ou un bon tableur suffit-il ?

Un tableur suffit pour modéliser, à condition d’accepter de tout construire et de tout maintenir vous-même. Le coût d’un logiciel dédié ne se juge pas sur son prix d’abonnement, mais sur le temps que vous passeriez à reproduire à la main ce qu’il automatise : la trame financière, les liens entre les tableaux, la mise en forme de présentation, l’historique des versions. Pour un projet simple porté par une seule personne, un tableur bien tenu fait le travail. Dès que le plan implique plusieurs contributeurs, plusieurs allers-retours avec un financeur ou un suivi mensuel après le lancement, l’outil dédié devient vite rentable.

Voici une grille de lecture pour trancher selon votre situation plutôt que selon le prix affiché.

Critère	Tableur seul	Logiciel de business plan dédié
Trame financière prête	À construire vous-même	Fournie et cohérente
Liens compte de résultat / trésorerie / bilan	Formules manuelles, risque d’erreur	Reliés automatiquement
Travail à plusieurs	Délicat, formules vite écrasées	Droits et contributions encadrés
Historique des versions	Multiplication des fichiers	Versions tracées au même endroit
Rendu de présentation	Faible, à reprendre ailleurs	Document lisible généré
Liberté de modélisation fine	Totale	Cadrée par la trame

Si votre projet sort des sentiers battus et demande des calculs très particuliers, gardez la souplesse du tableur pour ces parties précises. Pour le reste, gagnez du temps avec un outil qui pose la structure. Le sujet des forces et limites du tableur est creusé dans Business plan Excel : avantages et inconvénients.

Quel outil pour suivre mon activité une fois l’entreprise lancée ?

Le meilleur outil de suivi est celui qui prolonge directement votre business plan, sans rupture. Beaucoup de créateurs rangent leur plan dans un tiroir le jour du lancement, puis reconstruisent un tableau de bord de zéro quelques mois plus tard. C’est du travail perdu deux fois. Si votre modèle financier a été pensé pour accueillir le réalisé à côté du prévisionnel, le passage du prévisionnel au pilotage se fait presque sans effort.

Pour que ce prolongement fonctionne, regardez trois points au moment de choisir.

• L’outil permet-il de saisir le réalisé période par période, en face de vos hypothèses de départ ?
• Reprend-il le même découpage que votre comptabilité (par produit, par activité, par zone), pour comparer ce qui est comparable ?
• Produit-il des écarts lisibles, mois après mois, sans que vous ayez à reconstruire les calculs ?

Cette continuité entre prévision et pilotage est détaillée dans Le business plan comme outil de pilotage après la création et dans Quel logiciel de business plan pour un bon suivi d’activité.

Un plan que personne ne reprend après le lancement n’est pas un mauvais plan, c’est juste un plan rangé trop tôt.

Comment éviter de me perdre entre dix fichiers et plusieurs contributeurs ?

La règle qui sauve le plus de temps est simple : une seule source de vérité, accessible à tous ceux qui doivent y travailler. Le désordre vient presque toujours de copies envoyées par message, modifiées chacune de leur côté, puis impossibles à fusionner. Un outil en ligne partagé règle ce problème à la racine, parce que tout le monde travaille sur la même version vivante.

Imaginons un projet à trois associés. Le premier ajuste l’apport prévu à 30 000 €, le deuxième révise le chiffre d’affaires de la première année, le troisième relit la partie marché. Avec trois fichiers séparés, vous obtenez trois plans qui ne disent plus la même chose, et personne ne sait lequel est à jour. Avec un outil unique qui historise les modifications, chaque changement est daté, attribué, et réversible. Vous voyez qui a touché à quoi, et pourquoi.

Cela dit, l’outil ne remplace pas l’accord entre les personnes. Mettez-vous d’accord en amont sur qui décide quoi, surtout sur les chiffres. La manière d’embarquer tous les associés sans cacophonie est traitée dans Associer l’ensemble des actionnaires à la création du business plan.