Créer un Business Plan pour l'organisation d'un voyage d'affaires

Organiser un voyage de récompenses, un séminaire, ou un voyage d'affaires n'est pas une tache à prendre à la légère, cela s'intègre directement dans une politique d'entreprise. Définir les objectifs, le budget, la prévision, tout cela se met en place facilement grâce au Business Plan. En moyenne, le budget des entreprises dans les voyages d'affaires a augmenté de 20% depuis 2012, ce qui en fait un réel enjeu que ce soit pour des PME ou pour de plus grandes structures.

Pourquoi prévoir un Business plan pour l'organisation d'un voyage d'affaires ?

L'organisation d'un voyage d'affaires nécessite l'existence ou la création d'une politique de voyages. Une étude menée auprès des voyageurs d'affaires montre une corrélation entre la taille de la structure et l'existence de la politique de voyages. On note que 69% des voyageurs d'affaires travaillent pour une organisation de plus de 1000 salariés et ont des dépenses gérées par une politique de voyages (contre 27% pour des voyageurs d'affaires dans une structure de moins de 100 salariés). Pour prévoir au mieux l'organisation d'un voyage d’affaires et les budgets à débloquer, il est primordiale de créer le business plan de l'évènement en définissant tout d'abord ses attentes et celles de ses collaborateurs. Comme définir les objectifs à intégrer au business plan de vos voyages d'affaires. Définir le but même du voyage vous permettra d'établir un programme et orienter votre voyage vers des destinations précises et établira vos besoins (avez vous besoin d'une salle de réunion pour un séminaire ou un moyen de transport pour visiter un musée ?) et les dépenses afférentes. Des questions se posent alors :

• Est-ce un voyage de récompenses, du tourisme d'affaires, un séminaire, du team building, ou encore un voyage incentive ?
• Vous pouvez alors vous demander quel sera le contenu de ce voyage.
• Combien de personnes participent au voyage ?
• Quelle est la durée du séjour .
• Dans quel pays voulez vous partir ? (France, moyen ou long courrier)

Une fois que vous avez déterminé le contenu, la thématique, vos activités, vous pouvez alors définir les différents postes à intégrer au Business Plan et définir un budget réel.  

Quels sont les dépenses à prévoir lors de votre voyage d'affaires ?

Vous pouvez maintenant définir le budget à allouer à l'organisation de votre voyage d'affaires et créer le business plan de cet évènement. En fonction du type du voyage, du contenu, de la durée, de la destination et des objectifs fixés vous pouvez analyser le coûts des points les plus importants :

• Le transport : choisissez vous l'avion, le train, le bateau ? (voire même une fusée après tout)
• Les moyens pour les différents transferts à effectuer, notamment entre l'aéroport et le ou les lieux d’hébergement : le bus, le train, le taxi ?
• La restauration : à l'hôtel, dans un restaurant, ... ?
• L’hébergement : Le nombre de nuits à passer dans le lieu ? Des chambres simples ou doubles ? Le nombre de personnes ?
• La réservation de salles de réunion et du matériel audiovisuel (connexion internet ? )
• S’il y a une thématique à votre voyage, faut il prévoir une décoration ou des moyens de communication particuliers (plaquettes, signalétiques, ?)
• Les activités et loisirs : Que prévoyez vous ? Sport ? Sorties culturelles ?
• L’assurance en cas d'annulation, de rapatriement, ...
• Et pour finir, les coûts additionnelles et les coûts les plus divers ?

Créez le Business plan de votre voyage d'affaires avec une agence.

Chaque année, 200 milliards sont investis dans les voyages d'affaires dans le monde, c'est donc un réel investissement qu'il faut prendre au séreux. L'organisation d'un voyage peut s'avérer un véritable casse-tête et un travail fastidieux demandant énormément d'énergie à ajouter au temps de gestion de votre entreprise. Des agences organisatrices de voyages d'affaires peuvent vous aider en prenant en charge l'organisation et surtout définir un budget fixe. Une agence de tourisme d'affaires est habituée à anticiper les différents imprévus pouvant survenir lors de l'organisation de ces événements. Cette agence vous aidera à réduire les coûts de votre voyage d'affaires : en négociant directement avec des contacts privilégiés ou en prenant en compte de l'expérience qu'elle possède sur les différents reportings. en s'occupant des réservations des vols en analysant les meilleurs prix sur le marché sans négliger le confort et la flexibilité. et en vous évitant certains pièges de par son expérience comme les formalités administratives d’entrée dans certains pays ou encore la prise en compte des préférences de chacun de vos collaborateurs. Créer un voyage inoubliable en ajoutant une touche événementielle avec des points forts. Créez une véritable surprise pour vos collaborateurs avec un programme adéquate et des soirées avec des tenues vestimentaires thématiques. Le choix de cette agence est primordiale, elle sera votre partenaire numéro dans la création de votre business plan.  

Les astuces et points importants lors de l'organisation de votre voyage d’affaires :

Quelques pièges sont à éviter lors d’un voyage à l’étranger avec des collaborateurs. Bien entendu une agence expérimentée les connait sur le bout des doigts. Voici une liste non exhaustive des points à prendre en compte:

• Vérification des formalités administratives auprès de l'ambassade du pays : Vaccins, visa,...
• Besoin en traduction : L'Asie est particulièrement la Chine sont les régions les plus en vogues pour le voyage d’affaires en 2014, pensez-y !
• Vérifier auprès des hôtels s’ils possèdent toutes les commodités nécessaires (Internet, salles de conférences, ...)
• Informer vos collaborateurs sur ce qu'ils doivent prévoir : l'envoi par mail des dates, horaires, formalités douanières et sanitaires ainsi que les moyens de paiement acceptés sur place, les tenues à emporter, ...
• La gestion des profils de vos voyageurs ; préférences, cartes de fidélité, abonnements, dates de départs souhaitées,
• La définition des règles de voyages : définition des dépenses et plans des investissements, ...

Alors prêt à faire le grand pas ? N’hésitez pas à effectuer des commentaires et des retours sur cet article. Quelle destination choisirez vous ? Quel type d’évènement organiserez vous ? Pour aller plus loin, je vous invite à consulter l’infographie sur les voyages d’affaires dans le monde.

Comment chiffrer mon budget par participant plutôt qu'en bloc ?

Raisonnez en coût par tête, c'est le seul moyen de comparer deux scénarios et de décider vite. Vous prenez chaque poste, vous le ramenez au nombre de participants, et vous obtenez un prix par personne que vous pouvez arbitrer ligne par ligne. Un séminaire à 18 000 € pour 12 personnes parle moins qu'un coût de 1 500 € par participant face à un objectif commercial précis.

Voici un exemple de structure de budget, volontairement hypothétique, pour un séminaire de deux jours réunissant 12 collaborateurs en France.

Poste	Coût total	Par participant
Transport (train aller-retour)	1 800 €	150 €
Hébergement (1 nuit, chambre simple)	1 560 €	130 €
Restauration (2 jours)	1 440 €	120 €
Location salle et matériel	1 200 €	100 €
Activité team building	960 €	80 €
Marge imprévus (12 %)	835 €	70 €
Total	7 795 €	650 €

Cette enveloppe imprévus est la ligne que les budgets oublient le plus souvent. Un vol décalé, un participant ajouté à la dernière minute, une salle plus grande que prévu : sans coussin de 10 à 15 %, vous financez ces écarts sur votre trésorerie courante. Si vous construisez votre prévision dans un outil dédié, vous retrouverez la même logique de poste que dans un vrai plan de dépenses, comme expliqué dans utiliser les bons outils pour construire votre business plan.

Ce voyage est-il une charge déductible ou un avantage en nature ?

Tout dépend de la finalité réelle du déplacement, pas de son intitulé. Un séminaire de travail, une convention ou une formation engagés dans l'intérêt de l'entreprise relèvent de frais professionnels. Un voyage à dominante touristique offert en récompense peut, lui, être requalifié en avantage à déclarer. La frontière se juge sur les faits : programme, durée du temps de travail effectif, présence de prestations purement personnelles.

• Conservez le programme détaillé, les ordres du jour et les justificatifs : c'est ce qui rattache la dépense à l'activité.
• Séparez dès le budget la partie professionnelle de la partie loisirs, vous gagnerez du temps au moment de la comptabilité.
• Pour la TVA et le traitement social, faites valider votre montage par votre expert-comptable avant d'engager les sommes, les règles varient selon la nature des frais.

Un voyage d'affaires sans objectif mesurable se range vite du côté des dépenses qu'on ne sait pas justifier, là où un voyage suivi d'effets se rejoue chaque année.

Comment savoir si le voyage a rapporté quelque chose ?

Décidez de l'indicateur de réussite avant de partir, sinon vous ne pourrez jamais l'évaluer au retour. Un voyage incentive vise un comportement commercial, un séminaire vise une décision ou une montée en compétence, un team building vise un climat d'équipe. À chaque objectif son indicateur, mesuré sur les semaines qui suivent.

• Voyage de récompense ou incentive : évolution du chiffre d'affaires ou du nombre d'affaires signées par les participants concernés.
• Séminaire stratégique : nombre de décisions actées et effectivement mises en œuvre dans le trimestre.
• Team building : turnover, absentéisme, retours qualitatifs recueillis à froid quelques semaines plus tard.

Rapprochez ensuite le coût engagé du gain observé. Un séminaire à 7 800 € qui débloque un plan d'action suivi d'effets se justifie ; le même montant sans suite documentée ne se rejoue pas l'année suivante. C'est exactement la démarche que l'on applique au pilotage post-création décrite dans le business plan comme outil de pilotage de l'entreprise après la création.

Comment intégrer cette dépense ponctuelle dans ma trésorerie ?

Inscrivez le voyage au mois réel de décaissement, pas en moyenne lissée sur l'année. Un séminaire concentré sur un trimestre crée un trou de trésorerie ponctuel : acomptes versés en amont, solde réglé après l'événement, alors que le retour commercial, lui, arrive plus tard. Si vous suivez vos encaissements et décaissements mois par mois, vous verrez immédiatement si ce pic est absorbable ou s'il faut l'étaler.

Pensez aussi au décalage entre la facture du prestataire et le moment où l'effet du voyage se traduit en ventes. Cette tension entre sortie immédiate et bénéfice différé se retrouve dans n'importe quel investissement, détaillée dans bâtissez votre plan de trésorerie.