Recruter ses premiers collaborateurs : définissez votre besoin

En tant que chef d’entreprise, vous n’êtes pas forcément armé pour recruter : vous savez sans doute quelles sont les compétences que vous recherchez, et quel est le contenu du poste à pourvoir... mais comment vous y prendre pour recruter et comment choisir le bon candidat ? Nous vous indiquons quelques clés ci-dessous.

Le processus de recrutement

Le processus de recrutement comprend 7 étapes à l’issue desquelles vous devriez trouver la perle rare. Pour ce faire, il vous faudra être précis et rigoureux. Ces 7 étapes sont les suivantes : Définition de vos besoins Sélection des sources de candidatures appropriées Présélection des candidatures sur dossier (CV et lettre de motivation) Entretiens avec les candidats présélectionnés Choix et décision d’embauche Période d’essai Finalisation de l’embauche

Décrivez le poste à pourvoir

Tout d’abord, il est important que vous décriviez très précisément le poste à pourvoir : Intitulé du poste, mission en une phrase, contexte (hiérarchie, responsabilités), principales fonctions, liste des activités ou tâches à réaliser pour chacune de ces fonctions, rémunération, horaires de travail, contraintes spécifiques s’il y en a. Soyez précis et le plus exhaustif possible.

Précisez le profil du poste

Il s’agit maintenant de déterminer quels sont les compétences, le niveau d’étude, les expériences antérieures, les traits de personnalité que le candidat doit posséder pour être adapté au poste à pourvoir. Reprenez le descriptif du poste et, pour chaque tâche ou activité à réaliser, demandez-vous ce que le candidat doit savoir faire pour être opérationnel et efficace. Comment doit-il se comporter (savoir-être) ?

Choisissez le type de contrat de travail

Parmi la multitude de contrats de travail existant, il vous faut choisir maintenant celui qui conviendra le mieux au développement de votre relation avec votre futur employé : Contrat à durée déterminée (CDD), contrat à durée indéterminée (CDI), à temps partiel, intermittent, temporaire, en alternance, etc. Sachez que ces contrats sont régulièrement soumis à des ajustements en fonction des modifications des lois gouvernementales en faveur de l’emploi.

Ai-je vraiment besoin d'embaucher un salarié, ou autre chose ?

Avant même de décrire un poste, vérifiez que l'embauche est la bonne réponse à votre problème. Beaucoup de dirigeants recrutent un salarié alors qu'il leur fallait deux jours de freelance par mois ou un meilleur outillage. La question n'est pas seulement « qui », mais « sous quelle forme ».

Pour trancher, listez les tâches que vous voulez confier, leur volume réel sur une semaine type, et leur caractère durable ou ponctuel. Une activité qui revient chaque semaine pendant des mois justifie un contrat de travail. Un pic saisonnier ou une compétence pointue mais rare se traite souvent autrement.

Votre besoin	Forme adaptée	À surveiller
Charge stable, durable, encadrée par vous	CDI ou CDD	Coût employeur, gestion sociale
Tâche récurrente mais à former sur la durée	Alternance (apprentissage ou pro)	Disponibilité pour encadrer
Compétence pointue, mission délimitée	Prestataire ou freelance	Lien de subordination à éviter
Pic ponctuel, remplacement court	Intérim ou CDD de courte durée	Délais, coût horaire

Si vous hésitez entre garder votre autonomie et embaucher, lisez aussi notre article sur le portage salarial, une voie intermédiaire qui peut convenir à certaines situations avant de franchir le pas du salariat classique.

Combien coûte vraiment un premier salarié ?

Le coût d'un salarié n'est pas son salaire net, ni même son salaire brut : c'est le brut augmenté des cotisations patronales. C'est cette somme qui pèse sur votre trésorerie chaque mois, et c'est elle qu'il faut intégrer dans votre prévisionnel avant de recruter.

Prenons un exemple volontairement simple et hypothétique pour fixer les idées. Imaginons un poste rémunéré 2 000 € brut par mois. Le salarié touchera un net inférieur à ce brut, après cotisations salariales. De votre côté, vous paierez le brut plus les charges patronales, ce qui porte le coût total mensuel nettement au-dessus de 2 000 €. À cela s'ajoutent des frais que l'on oublie souvent au démarrage.

• Équipement et poste de travail (matériel, logiciels, téléphone)
• Temps de formation et d'intégration, où la personne n'est pas encore pleinement productive
• Mutuelle d'entreprise, à laquelle l'employeur participe
• Visite d'information et de prévention, frais de gestion de la paie

Le bon réflexe est de modéliser cette dépense dans votre prévisionnel avant de signer, pour vérifier qu'elle reste soutenable sur plusieurs mois. C'est exactement ce que permet un suivi d'activité piloté par votre business plan : vous testez l'impact d'une embauche sur votre trésorerie avant qu'elle ne devienne réelle.

Une embauche réussie commence par un chiffrage honnête : tant que vous ne savez pas combien d'heures réelles le poste représente et combien il vous coûte chaque mois, vous ne recrutez pas, vous improvisez.

Où trouver mes premiers candidats ?

La meilleure source dépend du profil recherché, mais pour une première embauche, ne misez pas tout sur une seule annonce. Multipliez les canaux et activez votre entourage professionnel, qui donne souvent les profils les plus fiables.

• France Travail pour diffuser largement et toucher des candidats en recherche active
• Votre réseau direct et la cooptation, qui filtrent déjà une partie des profils
• Les écoles, CFA et centres de formation pour l'alternance et les jeunes diplômés
• Les groupes professionnels et plateformes spécialisées de votre secteur

Pour structurer ensuite le tri des dossiers, vous gagnerez du temps en suivant une méthode plutôt qu'en lisant les CV au fil de l'eau. Notre article dédié à la recherche de candidats et la présélection des dossiers détaille comment passer d'une pile de candidatures à une liste courte exploitable.

Quelles démarches administratives pour une première embauche ?

La première formalité obligatoire est la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), à effectuer auprès de l'Urssaf avant le premier jour de travail du salarié. Sans elle, l'embauche n'est pas régulière.

Au-delà de la DPAE, une première embauche implique plusieurs obligations que l'on découvre souvent en cours de route. Anticipez-les pour éviter de bloquer le démarrage.

1. Réaliser la DPAE auprès de l'Urssaf avant l'entrée en poste
2. Établir et signer le contrat de travail correspondant à la forme choisie
3. S'affilier à une caisse de retraite complémentaire et souscrire la mutuelle d'entreprise
4. Tenir les registres obligatoires de l'employeur et organiser la visite médicale d'embauche
5. Mettre en place la gestion de la paie et la déclaration sociale nominative

Ces démarches confirment qu'embaucher est un engagement de gestion autant qu'une décision humaine. Si vous voulez en mesurer l'impact sur votre organisation et apprendre à confier le travail sans tout reprendre, lisez comment déléguer pendant la période d'essai.