Le business plan, un véritable tableau de bord de l'activité

Nous l'avons vu dans un précédent article, les tableaux de bord sont indispensables au chef d'entreprise, car ils permettent de piloter l'activité, de prendre rapidement des décisions lorsque cela s'avère nécessaire et d'agir sur les bons leviers pour améliorer la performance. Le suivi de l'activité se décline en différents tableaux de bord s'adressant à des personnes différentes dans l'entreprise : tableau de bord financier qui surveille la bonne santé financière de l'entreprise, tableaux de bord budgétaires qui facilitent le reporting (par comparaison du prévisionnel et du réalisé), les tableaux de bord opérationnels (réalisés par les responsables de départements pour piloter leur propre activité).

Business plan : le tableau de bord financier

Basé sur la comptabilité, ce tableau de bord s'appuie sur des ratios spécifiques à votre activité. On y trouve notamment des informations chiffrées telles que :

• La valeur ajoutée brute : il s'agit de la valeur que crée l'entreprise (comparée à celle des concurrents, elle permet de mesurer la performance de l'entreprise sur son marché) ;
• L'EBITDA (ou cash-flow opérationnel) : ce ratio mesure la capacité de l'entreprise à générer des liquidités (calcul fait hors amortissements et avant les charges et produits financiers) ;
• La trésorerie et notamment l'évolution des besoins de financement (fonds de roulement, besoin en fonds de roulement).

Les ratios sur lesquels s'appuie votre tableau de bord sont de différentes natures : ratios de rentabilité (comparent le résultat aux moyens mis en œuvre pour l'atteindre), de valeur ajoutée (mesurent la productivité de l'entreprise), de liquidité (mesurent la capacité de l'entreprise à faire face à ses dépenses à court terme), de solvabilité (mesurent l'indépendance financière de l'entreprise).

Business plan : les tableaux de bord budgétaires

Ces tableaux mettent en évidence les écarts entre les prévisions et les réalisations. Ils constituent d'excellents outils de reporting. Ils peuvent exister au niveau global de l'entreprise ou bien au niveau de chaque département, service, etc. Ces tableaux présentent les produits des ventes et les coûts tout en faisant apparaître clairement les marges.

Business plan : les tableaux de bord opérationnels

Les tableaux de bord opérationnels sont des déclinaisons du tableau de bord budgétaire global de l'entreprise. Chaque responsable de département ou de service en tient un. Et plus on descend dans la hiérarchie de l'entreprise, plus ils sont détaillés (par département, secteur, produit, etc.). Quel que soit le niveau auquel on se trouve, les tableaux de bord doivent être en cohérence avec la stratégie d'entreprise, et le choix des indicateurs doit permettre de mesurer l'atteinte des objectifs stratégiques définis. Ces indicateurs sont bien sûr spécifiques à chaque département ou service. À titre d'exemple, pour une unité de production, des indicateurs tels que « Nombre de pièces fabriquées », « Coût d'achat des matières premières » ou « Quantités fabriquées par heure-machine » sont intéressants. Pour un département commercial, on trouvera des indicateurs tels que « Nombre de nouveaux clients », « Quantités vendues par produit », « Coût des services commerciaux par rapport au CA dégagé », « CA par vendeur », etc.

Suivre l'activité de mon entreprise grâce à mon business plan

Le business plan sert d'abord à traduire votre stratégie en termes financiers, et donc à vérifier la viabilité de votre projet. Mais ces prévisions financières servent aussi à suivre l'évolution de l'activité, en rapprochant ce que vous aviez prévu de ce que vous réalisez vraiment. Les tableaux de bord de suivi vérifient que les équilibres financiers présentés dans le business plan sont respectés. Quand les prévisions ne collent pas à la réalité, ce qui arrive souvent puisque le business plan n'est pas une boule de cristal, vous révisez les chiffres en tenant compte de la situation observée.

Ce suivi vous permet d'anticiper les mauvaises surprises et de corriger le tir. Les événements qui malmènent un prévisionnel ne manquent pas : problèmes de trésorerie, recrutement plus long que prévu, montée en charge inattendue. Pour construire ce tableau, partez de ce que vous voulez mesurer, fixez des objectifs réalistes et pertinents, puis reprenez les indicateurs déjà définis lors de la construction de votre business plan. Faites apparaître pour chaque indicateur, à une fréquence hebdomadaire ou mensuelle, ce qui était prévu, ce qui a été réalisé et l'écart constaté, sans oublier d'y noter les décisions prises quand l'écart apparaît.

Analyser les écarts et mettre en place les actions correctrices

Quand vous constatez un écart majeur entre les prévisions du business plan et l'activité réelle, commencez par en identifier la cause avant d'agir. Est-il dû à la conjoncture ? Vos objectifs étaient-ils trop ambitieux ? L'effort commercial a-t-il été suffisant ? Des difficultés sont-elles apparues en interne ? Selon le diagnostic, vous mettrez en place les actions correctrices adaptées pour redresser la situation. C'est la présence d'indicateurs qui vous permet de réagir vite et de façon ciblée, plutôt que de subir la dérive.

Quelle différence entre mon prévisionnel et mon tableau de bord ?

Le prévisionnel décrit ce que vous comptez réaliser, le tableau de bord mesure ce que vous réalisez vraiment. C'est la confrontation des deux qui crée de la valeur. Le prévisionnel que vous avez bâti au départ pose les hypothèses : chiffre d'affaires attendu, charges, marge cible. Le tableau de bord prend ces mêmes lignes et les remplit avec vos chiffres réels au fil des mois. L'écart entre les deux n'est pas une faute, c'est une information. Il vous dit où regarder.

Sans cette comparaison, un tableau de bord se réduit à un relevé de comptes. Avec elle, il répond à la seule question qui compte vraiment quand on dirige : suis-je en train de faire ce que j'avais prévu, et sinon, pourquoi ?

Le prévisionnel raconte l'histoire que vous espérez vivre. Le tableau de bord vous dit quelle histoire vous êtes vraiment en train d'écrire.

Pour revoir la logique de prévision en amont, l'article Le Business plan est un outil de prévision, pas de gestion pose bien la nuance entre anticiper et piloter.

Combien d'indicateurs faut-il suivre quand on est seul ou en petite équipe ?

Pour un indépendant ou une TPE, trois à cinq indicateurs suffisent largement. La tentation est de tout mesurer ; le résultat, c'est qu'on ne regarde plus rien. Mieux vaut choisir une poignée de chiffres qui déclenchent vraiment une décision quand ils bougent.

Un indicateur utile a trois propriétés : vous savez le calculer rapidement, vous savez sur quel levier agir quand il dérape, et il est relié à un objectif de votre prévisionnel. Si un chiffre ne change rien à ce que vous ferez demain, il n'a pas sa place dans votre tableau de bord.

Indicateur	Ce qu'il vous dit	À quel rythme le regarder
Chiffre d'affaires réalisé vs prévu	Si l'activité tient le cap fixé au départ	Chaque mois
Trésorerie disponible	Combien de temps vous tenez sans nouvelle rentrée	Chaque semaine
Délai moyen de paiement client	Si l'argent facturé rentre vraiment et à temps	Chaque mois
Marge sur vos prestations ou produits	Si vous gagnez assez sur ce que vous vendez	Chaque mois
Carnet de commandes ou devis en cours	Le chiffre d'affaires des semaines à venir	Chaque semaine

La trésorerie mérite une attention particulière : c'est elle qui fait tomber les entreprises, pas le résultat comptable. Le sujet est creusé dans Business plan : Bâtissez votre plan de trésorerie, et le calcul du BFR aide à comprendre pourquoi un carnet de commandes plein ne garantit pas un compte en banque rempli.

À quelle fréquence dois-je mettre mon tableau de bord à jour ?

Le bon rythme, c'est celui que vous tiendrez vraiment dans la durée, et pour la plupart des indépendants cela tourne autour d'un point mensuel complété d'un coup d'œil hebdomadaire sur la trésorerie. Un tableau de bord ne vaut que par sa régularité. Mieux vaut un suivi simple actualisé tous les mois qu'un modèle sophistiqué ouvert deux fois par an.

Une cadence qui fonctionne bien en pratique :

• Chaque semaine, un regard rapide sur la trésorerie et les devis en attente, le temps d'un café.
• Chaque mois, une demi-heure pour reporter le chiffre d'affaires réalisé, la marge et les paiements reçus, puis comparer au prévu.
• Chaque trimestre, une relecture des écarts cumulés pour décider si vos hypothèses de départ tiennent encore ou s'il faut réajuster le prévisionnel.

Prenons un exemple volontairement simple. Imaginons une consultante qui visait 6 000 € de chiffre d'affaires mensuel. Au point de mars, elle constate 4 800 € réalisés, soit 1 200 € de retard sur sa cible. En remontant, elle voit que deux factures de janvier ne sont toujours pas réglées : le problème n'est pas son activité, c'est son délai d'encaissement. Sans tableau de bord, elle aurait conclu que ses ventes faiblissaient et baissé ses prix par réflexe. Avec lui, elle relance ses clients et préserve sa marge.

Piloter l'entreprise après la création avec son business plan

Beaucoup de créateurs oublient que le business plan n'est pas un document figé. Une fois le projet lancé, il devient un instrument de conduite au quotidien. Comme sur le tableau de bord d'une voiture, vous constatez si les objectifs fixés sont en bonne voie et vous prenez les décisions qui s'imposent. Ce suivi permet aussi de communiquer en interne, de motiver les équipes et d'améliorer la performance globale.

Le pilotage se joue à plusieurs horizons de temps :

• Le tableau de bord stratégique traduit le projet du dirigeant en une série d'indicateurs de performance et met en avant les facteurs clés de succès. C'est l'outil du long terme.
• Les tableaux de bord budgétaires comparent les prévisions aux chiffres réels et éclairent les décisions à moyen terme, selon les écarts constatés.
• Les tableaux de bord opérationnels suivent l'évolution des plans d'action au plus près du terrain. Ils pilotent le court terme et permettent de rectifier vite en cas de dérive.

La clé, c'est la revue périodique. Un prévisionnel ne vit que si vous le confrontez au réel à un rythme régulier : mensuel pour la trésorerie et le chiffre d'affaires, trimestriel pour réviser les hypothèses de fond. Quand le réel s'écarte durablement de vos prévisions, ne forcez pas les chiffres pour qu'ils ressemblent au plan. Mettez à jour votre prévisionnel avec la situation observée, puis repartez de cette nouvelle base. C'est cette discipline de réajustement qui distingue un business plan rangé dans un tiroir d'un véritable outil de gestion vivant.

La facturation électronique change-t-elle la façon de tenir un tableau de bord ?

Oui, et plutôt en bien : à mesure que vos factures deviennent des données structurées, votre tableau de bord se nourrit presque tout seul. Là où il fallait ressaisir chaque vente à la main, les montants facturés, les dates et les statuts de paiement remontent directement. Le suivi du chiffre d'affaires réalisé et des délais de paiement, qui demandait avant un export comptable laborieux, devient une lecture quasi immédiate.

Pour un indépendant, cela veut dire un tableau de bord qui colle enfin au quotidien plutôt qu'à un bilan annuel. StartMyStory s'appuie sur une plateforme partenaire Iopole pour la facturation électronique, et relie ces données de ventes au suivi prévisionnel : ce que vous facturez alimente directement la comparaison entre prévu et réalisé. Pour choisir un outil adapté à cet usage, l'article quel logiciel de business plan pour un bon suivi d'activité donne des critères concrets.

Pour aller plus loin :

• Comment rédiger le plan d'affaire de votre projet ?
• Business plan : Élaborez votre plan d'actions marketing
• Business plan : les 4 raisons qui influent sur la décision d'investir